การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีการจัดการความรู้ในสำนักงาน
เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร หรือไอซีที (Information and communication Technology; ICT)
เทคโนโลยีที่เกี่ยวกับการนำระบบคอมพิวเตอร์ ระบบสื่อสารโทรคมนาคม และความรู้อื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง มาผนวกเข้าด้วยกัน เพื่อใช้ในกระบวนการจัดหา จัดเก็บ สร้างและเผยแพร่สารสนเทศในรูปแบบต่าง ๆ ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศนั้นอาจกล่าวได้ว่าประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสองสาขาหลัก คือ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม
เทคโนโลยีสารสนเทศที่เกี่ยวข้องและมีบทบาทในการจัดการความรู้
1.เทคโนโลยีการสื่อสาร (communication technology)
ช่วยให้บุคลากร สามารถเข้าถึง ความรู้ต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้นสะดวกขึ้นรวมทั้ง สามารถติดต่อสื่อสารกับผู้เชี่ยวชาญในสาขาต่าง ๆ ค้นหาข้อมูลสารสนเทศและความรู้ที่ต้องการได้ผ่านทาง เครือข่ายอินทราเน็ตหรืออินเทอร์เน็ต
2.เทคโนโลยีสนับสนุนการทำงานร่วมกัน (collaboration technology)
ช่วยให้สามารถประสานการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพลด อุปสรรคในเรื่องของระยะทางตัวอย่างเช่น โปรแกรมกลุ่ม groupware ต่าง ๆ หรือระบบ Screen Sharing เป็นต้น
3.เทคโนโลยีในการจัดเก็บ (storage technology)
ช่วยในการจัดเก็บและจัดการความรู้ต่าง ๆ จะเห็นได้ว่าเทคโนโลยีที่ นำมาใช้ในการจัดการความรู้ขององค์กรนั้น ประกอบด้วยเทคโนโลยีที่สามารถจัดการและจัดเก็บ ความรู้ให้ได้มากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้
4. สังคมเครือข่าย (social networking)
ปัจจุบันเครื่องมือด้านเทคโนโลยีได้มีการพัฒนา ย่างรวดเร็วและมีการปรับ เปลี่ยนพัฒนาตามพฤติกรรมที่เปลี่ยนไปของผู้บริโภคปัจจุบัน ระบบสังคมเครือข่ายบนโลกออนไลน์กำลังเป็นที่นิยมอย่างสูง เนื่องจากเป็นการพัฒนาระบบอินเตอร์เน็ตที่ตอบสนองตรงต่อความต้องการของผู้บริโภค
บทบาทที่สำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
1. การศึกษา
นำมาใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการบริหารด้านการบริหาร ด้านการบริหารด้านการศึกษา เช่น ระบบการลงทะเบียน และระบบการจัดตารางสอน นอกจากนี้ยังใช้เป็นเครื่องมือในการเพิ่มโอกาสทางด้านการศึกษาและเพิ่ม ประสิทธิภาพการเรียนการสอน ช่วยในด้านการค้นคว้าศึกษาแหล่งข้อมูล ทำให้การศึกษาง่ายขึ้นและไร้ขีดจำกัด มีความสะดวกในการค้นคว้าวิจัย
2. การดำรงชีวิตประจำวัน
ทำให้มีความสะดวกคล่องตัวและรวดเร็วในการทำกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในชีวิตประจำวัน สามารถทำงานได้หลายอย่างในเวลาเดียวกันได้หรือทำงานใช้เวลาน้อยลง
3. การดำเนินธุรกิจ
ทำให้มีการแข่งขันระหว่างธุรกิจมากขึ้น ทำให้ต้องมีการพัฒนาองค์กรเพื่อให้ทันกับข้อมูลข่าวสารอยู่ตลอดเวลาอันส่งผลต่อการพัฒนาประเทศอย่างต่อเนื่อง
4. ด้านการแพทย์และสาธารณสุข
เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารถูกนำมาใช้เริ่มตั้งแต่การทำทะเบียนคนไข้ การรักษาพยาบาลทั่วไป ตลอดจนการวินิจฉัยและรักษาโรคต่างๆได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ นอกจากนี้ยังใช้ในห้องทดลอง การศึกษาและการวิจัยทางการแพทย์ งานศึกษา ค้นคว้าข้อมูลรักษาคนไข้ด้วยระบบการรักษาทางไกลตลอดเวลาผ่านเครือข่ายการสื่อสาร
5.ด้านการเกษตรและอุตสาหกรรม
เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารถูกนำมาใช้ประโยชน์ในด้านเกษตรกรรม เช่น การจัดทำระบบข้อมูลเพื่อการเกษตรและพยากรณ์ผลผลิตด้านการเกษตร
6. ด้านการเงินธนาคาร
เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารถูกนำมาใช้ในด้านการเงินและการธนาคาร โดยใช้ช่วยด้านการบัญชี การฝากถอนเงิน โอนเงิน บริการสินเชื่อ และเปลี่ยนเงินตรา บริการข่าวสารธนาคาร การใช้คอมพิวเตอร์ด้านการเงินการธนาคารที่รู้จักและนิยมใช้กันทั่วไป เช่น บริการฝากถอนเงิน การโอนเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์
7. ด้านความมั่นคง
เช่น ใช้ในการควบคุมประสานงานวงจรสื่อสารทหาร การแปลรหัสลับในงานจารกรรมระหว่างประเทศ สำนักงานตำรวจแห่งชาติของประเทศไทยมีศูนย์ประมวลข่าวสาร มีระบบจัดทำทะเบียนปืน ทะเบียนประวัติอาชญากร ทำให้เกิดความสะดวกและรวดเร็วในการสืบค้นข้อมูลเพื่อการสืบสวนคดีต่างๆ
8. ด้านการคมนาคม
มีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารในส่วนที่เกี่ยวกับการเดินทาง เช่น การเดินทางโดยรถไฟ มีการเชื่อมโยงข้อมูลการจองที่นั่งไปยังทุกสถานี ทำให้สะดวกต่อผู้โดยสาร การเช็คอินของสายการบิน ได้จัดทำเครื่องมือที่สะดวกต่อลูกค้า ในรูปแบบของการเช็คอินด้วยตนเอง
9. ด้านวิศวกรรมและสถาปัตยกรรม
มีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารในการออกแบบ หรือจำลองสภาวการณ์ต่างๆ เช่น การรับแรงสั่นสะเทือนของอาคารเมื่อเกิดแผ่นดินไหว โดยการคำนวณและแสดงภาพสถานการณ์ใกล้เคียงความจริง
10. ด้านการพาณิชย์
องค์กรในภาคธุรกิจใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารในการบริหาร จัดการ เพื่อช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นให้กับองค์กรในการทำงาน ทำให้การประสานงานหรือการทำกิจกรรมต่างๆ ของแต่ละหน่วยงานในองค์กรหรือระหว่างองค์กรเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถใช้ปรับปรุงการให้บริการกับลูกค้าทั่วไป สิ่งเหล่านี้นับเป็นการสร้างโอกาสความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับองค์กร
11. ด้านอุตสาหกรรม
ช่วยพัฒนาความก้าวหน้าทางด้านอุตสาหกรรม การประดิษฐ์หุ่นยนต์เพื่อใช้ทำงานบ้าน และหุ่นยนต์เพื่องานอุตสาหกรรมที่ต้องเสี่ยงภัยและเป็นอันตรายต่อสุขภาพ เช่น โรงงานสารเคมี โรงผลิตและการจ่ายไฟฟ้า รวมถึงงานที่ต้องทำซ้ำๆ
ความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศต่อการจัดการความรู้
1. ช่วยในการรวบรวมองค์ความรู้ที่มีอยู่ในองค์การ ซึ่งกระจัดกระจายอยู่ในตัวบุคคลหรือเอกสารมาพัฒนาให้เป็นระบบ
2. เพื่อให้ทุกคนในองค์การสามารถเข้าถึงความรู้ได้ง่ายขึ้นและพัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้ รวมทั้งปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. ช่วยให้การแลกเปลี่ยนความรู้สามารถทำได้ง่ายขึ้น หากมีการนำความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาใช้ โดยเฉพาะอินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ต
4. ช่วยให้ความรู้ที่มีอยู่แพร่กระจายและไหลเวียนทั่วทั้งองค์การอย่าง สมดุลเพื่อเพิ่มความสามารถในการพัฒนาผลผลิตและองค์กร/ชุมชน/หน่วยงาน
5. ช่วยปรับปรุงโครงสร้างภายในองค์กร เพื่อให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่น ลดการแบ่งแยกตามระบบงาน ซึ่งจะเป็นอุปสรรคต่อการแลกเปลี่ยนข้อมูลและความรู้ซึ่งกันและกัน
6. เป็นเครื่องมือ เพื่อใช้ในการบรรลุเป้าหมายอย่างน้อย 3 ประการไปพร้อมๆ กัน ได้แก่ บรรลุเป้าหมายของงาน บรรลุเป้าหมายการพัฒนาคน และบรรลุเป้าหมายการพัฒนาองค์กรไปสู่การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้
จะเห็นได้ว่าไอซีทีมีบทบาทสำคัญในเรื่องของการจัดการความรู้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งอินเทอร์เน็ตที่เป็นเทคโนโลยีที่เชื่อมคนทั่วโลกเข้าด้วย กันทำให้กระบวนการแลกเปลี่ยนความรู้ (knowledge Transfer) ทำได้ดียิ่งขึ้น อีกทั้งไอซีทียังช่วยให้การนำเสนอสามารถเลือกได้หลายรูปแบบเช่น ตัวอักษร รูปภาพ แอนิเมชั่น เสียง วิดีโอ ซึ่งจะช่วยให้การเรียนรู้สามารถทำได้ง่ายยิ่งขึ้นนอกจากนี้ ไอซีทียังช่วยในการจัดเก็บและดูแลปรับปรุงความรู้และสารสนเทศต่างๆ (knowledge storage and maintenance)อีกทั้งช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการในกระบวนการจัดการความรู้ด้วย จึงนับได้ว่า ICT เป็นเครื่องมือสนับสนุนและเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการจัดการความรู้
ความจำเป็นในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารสำหรับการจัดการความรู้ในองค์กร
1. เพื่อพัฒนากระบวนการบริหารและการปฏิบัติงาน การเปลี่ยนแปลงโดยการนำเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารจัดการความรู้ในองค์กร จะช่วยลดอุปสรรคในการแลกเปลี่ยน เรียนรู้ ส่งเสริมให้การทำงานในองค์กรเป็นไปด้วยความสะดวก รวดเร็ว อีกทั้งจะช่วยให้เกิดการแพร่กระจายและส่งถ่ายข้อมูลทั้งที่เป็นแบบที่ฝังอยู่ในตัวคน (Tacit Knowledge) และ ความรู้ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge)ได้ทั่วทั้งองค์การอย่าง
2. เนื่องจากระบบสารสนเทศเดิม(ที่ไม่ใช้ ICT) ไม่สามารถให้ข้อมูล หรือทำงานได้ตามต้องการในเรื่องของการจัดการความรู้ เนื่องจากระบบเดิมเป็นการจัดการข้อมูล (Information management)แทนที่จะเป็นการจัดการความรู้ (Knowledge management)
3. การเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยี เนื่องจากความก้าวหน้าของเทคโนโลยี ทำให้สามารถนำICT มาใช้ในฐานะเป็นเครื่องมือสนับสนุนการจัดการความรู้ได้เป็นอย่างดี
4. เพื่อปรับองค์กรและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน
เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้กระบวนการจัดการความรู้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตที่ช่วยให้การแสวงหาความรู้ การกระจายความรู้ การถ่ายทอดความรู้สามารถดำเนินการได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ องค์กรต่างๆ จึงไม่สามารถหลีกเลี่ยงในการนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ แต่ทั้งนี้แล้วองค์กรก็จะต้องเลือกที่จะนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้กับระบบการจัดการความรู้อย่างเหมาะสม เนื่องจากการลงทุนทางด้านเทคโนโลยีจะต้องใช้เงินลงทุนค่อนข้างสูง หากองค์กรพิจารณาเลือกใช้เทคโนโลยีที่ไม่ถูกต้อง หรือยากต่อการใช้งาน ยากต่อความเข้าใจของคนในองค์กรที่มีความหลากหลาย นอกจากจะสูญเสียเงินลงทุนแล้ว อาจทำให้โครงการในการสร้าง ระบบการจัดการความรู้ขององค์กรไม่ประสบผลสำเร็จด้วยเช่นกัน
ตัวความรู้เองเป็นนามธรรมไม่สามารถจับต้อง การจัดการความรู้จึงต้องไปทำ กับกระบวนการจัดการความรู้ เช่น ไปจัดการที่กระบวนการจัดเก็บ การค้นหา การดูแล เป็นต้น กระบวนการจัดการความรู้เหล่านี้เองที่เป็นส่วนที่ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเข้า มามีบทบาทอย่างมากในการ ช่วยทำให้การจัดการกระบวนการเหล่านี้มีประสิทธิภาพดีกว่าการใช้คนเข้ามาทำ และ
(สมชาย นำประเสริฐชัย และ พสิษฐิ์ กาญจนสัณห์เพชร, มปท) การจัดการความรู้ด้วยมุมมองเช่นนี้ทำให้เกิดข้อจำกัดในการดำเนินการจัดการความรู้หลายประการ ได้แก่
1. หลายหน่วยงานมองระบบการจัดการความรู้เป็นเพียงการใส่ข้อมูลและจัดหมวดหมู่โดยคาดหวังเทคโนโลยีของซอฟแวร์จะแก้ไขปัญหาในส่วนอื่นให้ได้ ทำให้หลายองค์กรเข้าใจผิดว่าระบบการ จัดการความรู้ ก็คือระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ
2. ระบบการจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศบางระบบ มีค่าใช้จ่ายสูง ซึ่งนอกจากจากระบบปฏิบัติการแล้ว ยังต้องมีค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาระบบ อีกด้วย
3. ความรู้หรือข้อมูลที่มีการใช้งานผ่านระบบเทคโนโลยีสารสนเทศส่วนใหญ่เป็นความรู้แบบExplicit Knowledge เนื่องจากง่ายในการจัดการ
4. ประสบการณ์การทำงานซึ่งเป็นความรู้ที่สะสมอยู่ในตัวบุคคล (Tacit Knowledge) ซึ่ง มีคุณค่าและประโยชน์ต่อองค์กรมาก ต้องได้รับการแปลงให้เป็น Explicit Knowledge ก่อนจึงจะสามารถใช้ ICT ในจัดการได้
- หลายคนมองว่ายุ่งยาก จึงมองข้ามการจัดการความรู้แบบ Tacit Knowledge
- ผู้ที่แปลงความรู้แบบ Tacit Knowledge ให้เป็น Explicit Knowledge ควรเป็นผู้ที่มีความรู้ ความเข้าใจทั้งในส่วนของเรื่องที่จะถ่ายทอดและเทคนิควิธีการถ่ายทอดที่ดี
การดำเนินการในเรื่องการบริหารจัดการความรู้
IT จะมีบทบาทต่อการบริหารจัดการความรู้ เป็นอย่างมาก จึงควรต้องระลึกไว้เสมอว่า ข้อมูลสารสนเทศ (Information) ไม่ใช่ความรู้ กล่าวคือ ข้อมูล (Data) หมายถึงข้อมูลดิบที่ยังไม่มีการแปลความหมาย สารสนเทศ (Information) เป็นข้อมูลที่ผ่านกระบวนการเรียบเรียง ตีความ วิเคราะห์ และให้ความหมายแล้ว ความรู้ (Knowledge) คือสิ่งที่ได้จากกระบวนการที่มนุษย์รับข้อมูลผ่านกระบวนการคิด เปรียบเทียบ เชื่อมโยง จนเกิดเป็นความเข้าใจและนำไปใช้ ส่วนความรู้ขั้นสูงสุดคือ ปัญญา (Wisdom) เป็นความรู้ที่สะสมหรือฝังอยู่ในตัวบุคคล การเลือกวิธีการบริหารจัดการความรู้ ได้อย่างเหมาะสม ควรรู้ว่าเราไม่สามารถถ่ายทอดความรู้ได้โดยง่ายเสมอไป เนื่องจาก ความรู้มี 2 ประเภท ที่มีลักษณะแตกต่างกันโดยสิ้นเชิง คือ
1. Tacit Knowledge เป็นความรู้ที่ได้จากประสบการณ์ พรสวรรค์ หรือสัญชาติญาณของแต่ละบุคคลในการทำความเข้าใจในสิ่งต่างๆ เป็นความรู้ที่ไม่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูด หรือลายลักษณ์อักษรได้โดยง่าย เช่น ทักษะในการทำงาน งานฝีมือ หรือการคิดเชิงวิเคราะห์ บางคนเรียกว่าเป็น ความรู้แบบนามธรรม
2. Explicit Knowledge เป็นความรู้ที่สามารถรวบรวม ถ่ายทอดได้โดยผ่านวิธีการต่างๆ เช่น ลายลักษณ์อักษร ทฤษฎี คู่มือต่างๆ และบางครั้งเรียกว่าเป็น ความรู้แบบรูปธรรม
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น